Términos y Condiciones
Los siguiente términos y condiciones aplican a todos los usuarios de servicio del Sistema Travel Ibex, también llamado de forma abreviada TIB, al usar TIB el usuario declara estar de acuerdo con los mismos.
DEFINICIONES
Las siguiente son definiciones de palabras utilizadas dentro del sistema Travel Ibex.
Travel Ibex (TIB): Sistema diseñado para empresas de la industria del turismo que desean crear las mejores experiencias para sus clientes. Permite la creación y envío de cotizaciones en poco tiempo, realizar y registrar reservaciones de manera fácil y eficiente y envío de itinerarios completos y documentos de confirmación, así como el registro de transacciones financieras.
Tipos de usuarios:
ADMINISTRATOR: El nivel más alto con acceso a todo. Algunas funciones especiales asignadas a un «Administrator» son la gestión de usuarios y ver el registro de cambios globales.
SUPERVISOR: El Supervisor podría gestionar los archivos, ver registros y cambios que realicen los «advisors», así como informes generales de ventas y actualizar información de los «vendors», como precios, textos, etc., así mismo realizar gestiones de agencias de viajes.
ADVISOR: Es el usuario con acceso a generar ventas. Un advisor tiene acceso a todas las funciones de venta relacionadas con sus propios files.
ACCOUNTING: Acceso a información limitada de los advisor, información propia para la gestión financiera como cobros y pagos.
Documentos:
VOUCHER: Un documento de confirmación que evidencia que una reservación un servicio ha sido confirmada y pagada.
BOOKING: Documento o correo electrónico que se genera para confirmar los servicios que el cliente esta comprando, incluye el resumen de pagos y balance.
INVOICE: Formato de factura que funcionará como un recibo de pago, no como factura de uso contable.
UPLOAD DOCUMENT: Permite subir documentos en los diferentes módulos, vendors, travel agencies, passengers y files.
Términos generales:
IMPLEMENTACIÓN: Labores conjuntas a realizar entre el usuario y Costa Rica Virtual S.A. para desarrollar la puesta en marcha del sistema Travel Ibex.
REQUERIMIENTOS: Nuevas funcionalidades ADICIONALES CON COSTO para ser incorporadas al sistema. Para esto debe realizarse un diseño que debe ser aprobado por el usuario y que será la base para revisión cuando se entregue el requerimiento finalizado.
CONSULTORÍAS TÉCNICAS: Labores tales como instalaciones, desarrollo de requerimientos, migración de datos y auditorías, que requieren para su realización de un programador o analista de sistemas.
CONSULTORÍAS FUNCIONALES: Labores tales como dirección y seguimiento de proyectos, capacitaciones, auditorías, configuraciones, elaboración y revisión de prototipos, revisión y seguimiento de simulacros, que requieren para su realización de un especialista en el funcionamiento de los programas.
SOPORTE: Servicios mediante los cuales Costa Rica Virtual S.A. soluciona o recomienda soluciones al usuario de los incidentes que se produzcan con el software.
INCIDENTES: Situaciones que impiden el adecuado funcionamiento de los programas y que tienen una o varias de las causas siguientes: errores lógico-matemáticos del código, errores de configuración, errores del usuario originados por impericia, desconocimiento, mala interpretación o procedimiento inadecuado al momento de utilizar TIB.
CAPACITACIÓN: Capacitación a el usuario sobre el uso de la herramienta a nivel de procesos.
RECAPACITACIÓN: Capacitación ADICIONAL CON COSTO que puede ser necesario realizar una vez que la capacitación inicial impartida por Costa Rica Virtual S.A. ha sido recibida de conformidad por el usuario, generalmente es para personal nuevo.
TMS: Del inglés: Travel Management System ~ Sistema de gestión de viajes.
TMS USER – USUARIO: La persona de una compañía que cuenta con credenciales de acceso al uso del sistema, puede ser el administrador, un agente de ventas, de operaciones, etc.
API: Del inglés application program interface ~ interfaz del programa de aplicación. Tiene una serie de beneficios para diferentes modelos de negocio. Permite interactuar e intercambiar datos con otros sistemas.
BOOKING ENGINE ~ MOTOR DE RESERVAS: Una aplicación integrada en un sitio web que permite a los usuarios buscar y reservar vuelos, hoteles etc. utilizando tarifas y disponibilidad en tiempo real.
CRM: Del inglés: Customer Relationship Management, permite gestionar la interacción de una compañía con sus clientes actuales y potenciales.
LEAD POOL: Módulo donde se reciben las nuevas solicitudes de clientes, permite al administrador o supervisor distribuir los «leads» a sus advisors.
FILE: El nombre general con el que se registrará el viaje de un cliente individual o grupo de viajeros, de principio a fin. Cada file tendrá un número único asignado.
QUOTATION: Función que permite la preparación y envío de cotizaciones, el cual realiza el cálculo automático del paquete.
BOOKING: Función que genera datos automáticos de los servicios comprados por el cliente, y permite el registro de confirmación de reservaciones, registro de transacciones financieras, generación y envío de documentos de confirmación.
VENDOR: Término utilizado en el sistema para referirse a los proveedores de servicios como hoteles, empresas de transporte, tours, líneas aéreas, etc.
TRAVEL AGENCIES: Módulo en el cual se realiza el registro de agencias de viajes y los acuerdos con cada una. Estas agencias de viajes son clientes de la compañía.
CSV: Del inglés: Comma separated values, es un término estándar en los archivos de texto para almacenar información similar a una base de datos.
ECOMMERCE ~ COMERCIO ELECTRÓNICO: Comercio realizado a través de Internet.
INTEGRATION ~ INTEGRACION: Se refiere la acción de utilizar herramientas externas dentro de Travel Ibex o bien utilizar la API de Travel Ibex para alguna función en otra página o sistema externo.
JSON “JavaScript Object Notation (JSON)”: Es un formato ligero de intercambio de datos. Se utiliza principalmente para transmitir datos entre un servidor y una aplicación web, como alternativa a XML.
RESPONSIVE “Mobile-Optimized”: Se refiere a que el Sistema es compatible con dispositivos móviles como Tablet o Smart Phones.
SOFTWARE-AS-A-SERVICE (SaaS): Es un modelo de software alojado en la nube el cual se pone a disposición de los usuarios por medio de una suscripción, no necesita instalación directa en el equipo del usuario.
SSL (SECURE SOCKETS LAYER): Una tecnología de seguridad en línea que encripta los datos para garantizar la privacidad e integridad de los datos que se intercambian.
USER INTERFACE (UI): El aspecto de un sitio web o una aplicación.
WEBMASTER: Persona cuya profesión es mantener un sitio web. Las tareas pueden incluir el diseño de la web, las actualizaciones técnicas y la supervisión del proceso de implantación de un software de reservas.
Editor WYSIWYG: Un editor con opciones para dar formato a un documento. Las iniciales vienen del inglés “what you see is what you get” (lo que ve es lo que obtiene).
XML: Lenguaje de marcado que define el conjunto de reglas para el intercambio de datos entre dos sistemas y que les permite comunicarse entre sí, normalmente a través de una API.
IMPLEMENTACIÓN DE SERVICIO EN LA NUBE
Se entregarán los accesos vía correo electrónico de los servicios en la nube de Travel Ibex, para los usuarios acordados.
De común acuerdo las partes aceptan que Costa Rica Virtual S.A. no está obligado a:
1. Realizar modificaciones menores, medianas o mayores a los programas sin costo a excepción de los errores lógico-matemáticos detectados durante la vigencia activa de este acuerdo o que se detallan en este acuerdo como modificaciones adicionales acordadas por las partes.
2. Realizar sin costo reportes adicionales a los que contiene Travel Ibex o adicionales a los pactados en este contrato.
3. Realizar sin costo la migración de datos de sistemas anteriores en operación hacia TIB.
4. Dar de forma gratuita capacitación u otros servicios de consultoría adicionales a los que específicamente se acuerden al inicio de prestación de servicio.
IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE
La implementación del sistema Travel Ibex estará compuesta por las siguientes fases:
1. Capacitación administrativa: En esta etapa el personal de Costa Rica Virtual S.A. guiará y brindará la asesoría requerida para la configuración del sistema y que éste pueda ejecutar los procesos necesarios.
2. Carga inicial de Datos: Con el asesoramiento de Costa Rica Virtual S.A. los usuarios encargados realizarán esta labor. Se brindarán plantillas para la carga de algunos datos para migrarlos de manera masiva. Si la compañía lo desea, puede contratar el servicio de carga de datos que Costa Rica Virtual S.A. brinda con costos adicionales.
3. Capacitación: Los servicios de capacitación se imparten sin costo mediante video llamadas para los módulos adquiridos. Al momento de contratación, se entregará el cronograma de capacitación con el contenido y tiempos requeridos. Este entrenamiento se hará UNA SOLA VEZ, si se necesita capacitar personal nuevo o recapacitar al actual, se aplicará la tarifa por hora virtual de $25.
CONDICIONES DE USO
El usuario es el único responsable de la actividad que ocurre en su cuenta de Travel Ibex, debe mantener su contraseña en forma segura y debe notificar inmediatamente de cualquier uso no autorizado a Costa Rica Virtual S.A.
El usuario debe disponer del tiempo necesario y oportuno de su personal para que pueda recibir la capacitación y realizar las labores necesarias durante la implementación y/o aprobación de requerimientos.
El usuario debe reportar en forma oportuna cualquier incidencia detectada y las sugerencias que tengan sobre el servicio prestado y sobre posibles mejoras del sistema.
El usuario no está autorizado a sub-licenciar, rentar, ceder, prestar o dar en comodato los servicios de uso del Sistema Travel Ibex.
El usuario se compromete a no realizar ingeniería inversa, reingeniería, desensamblar, descompilar, modificar o duplicar el código de los programas de Travel Ibex o alguna de
sus versiones.
Costa Rica Virtual S.A. se compromete a:
Guardar estricta confidencialidad y reserva sobre cualquier procedimiento e información interna del usuario obtenida.
A dar un tiempo de respuesta de veinticuatro (24) horas hábiles a las consultas del usuario
cuando se trate de un caso de alta prioridad que atente contra los procesos críticos y que afecten directamente la atención al cliente en procesos de cotizaciones, reservaciones y operaciones.
Los problemas técnicos o funcionales se resolverán en un tiempo máximo determinado, dependiendo de la gravedad de la incidencia, leve 96 horas, grave 48 horas, crítica 24 horas.
Costa Rica Virtual S.A. puede proporcionar actualizaciones o mejoras para el sistema en forma periódica, pero no están bajo ninguna obligación de hacerlo. Dichas revisiones serán suministradas libres de costo, pueden incluir la actualización automática o actualizar sin necesidad de previo aviso.
PRECIOS Y ACUERDOS DE PAGO
El valor total del servicio en la nube será basado en los precios publicados en la página o en acuerdos directos con el usuario del sistema, tomando en cuenta promociones de temporada, así como adaptaciones del programa para el usuario y soporte técnico funcional.
Todos los precios publicados y acordados son en dólares de los Estados Unidos de América.
El pago del servicio contratado es trimestral por periodos anuales renovables automáticamente.
No debe existir retrasos por parte del usuario en el cumplimiento de los pagos, de lo contrario automáticamente se suspende el servicio y se reactiva con el pago pendiente de los días o meses no utilizados. En caso de incumplimiento de pagos, Costa Rica Virtual S.A. le otorgará 30 días hábiles para que ponga la cuenta al día, transcurrido este plazo, Costa Rica Virtual S.A. podrá borrar toda la información hospedada en la nube, la cual NO SERÁ POSIBLE RECUPERAR.
En caso de un incremento en los precios de alquiler del Sistema Travel Ibex, el mismo no podrá ser mayor a la inflación del año en curso en LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMÉRICA.
CANCELACIÓN Y DEVOLUCIONES
El usuario podrá solicitar la cancelación del servicio, únicamente durante el primer mes del trimestre pagado, indicando que no continuará utilizando el sistema, este correo electrónico deberá ser enviado a contact@travelibex.com. A estos efectos el mes comienza el día 1 del mes y finaliza el día 30 del mismo mes. La empresa calculará el reembolso correspondiente, descontando los gastos de procesamiento, y procederá al envío del reembolso dentro de los próximos 15 días hábiles.
LAS PROMOCIONES
Todas las promociones ofrecidas por Costa Rica Virtual S.A. / Travel Ibex son recurrentes (a menos que se indique lo contrario), es decir, al contratar un producto con precio promocional, el cliente pagará el mismo precio por todo el tiempo que el producto permanezca activo, a menos que el cliente no hubiera renovado el producto dentro de los plazos establecidos y el servicio sea cancelado/suspendido, por falta de cumplimiento de pago o el servicio sea cancelado de manera voluntaria por el cliente.
La promoción será válida únicamente mientras el servicio se encuentre activo, si el servicio es suspendido por abuso o incumplimiento en los pagos la promoción con la que pudiera haber sido contratado pasará a ser nula.
AUTORIZACIÓN
El usuario autoriza a Costa Rica Virtual / Travel Ibex el uso de su nombre comercial o jurídico únicamente para que sea usado como referencia de que es un usuario del sistema Travel Ibex, para fines comerciales relacionadas con la actividad de mercadeo de Travel Ibex.
DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL
El usuario reconoce expresamente que Travel Ibex y toda la documentación del sistema en forma escrita y digital en todas sus versiones es propiedad intelectual de Costa Rica Virtual S.A. y/o sus empresas asociadas y que sus mejoras sólo podrán ser comercializadas por Costa Rica Virtual S.A. como proveedor del servicio.
El logotipo de Travel Ibex es propiedad de Costa Rica Virtual S.A. Todas las demás marcas que se utilizan en el sistema TIB son marcas comerciales, marcas de servicio o logotipos de sus respectivos propietarios.
Estos términos y condiciones, tal y como puedan ser revisadas periódicamente, constituyen nuestro acuerdo completo con el usuario de servicios de la plataforma Travel Ibex, y sustituyen a cualquier otro material escrito, comunicaciones, discusiones, representaciones o entendimientos relacionados con el Sitio o los Servicios o su uso de los mismos.
Revisado: Octubre 2023